Dématérialisation des marchés publics : état des lieux

Le 1er janvier 2005, on s'en souvient, le processus de dématérialisation a été lancé officiellement. L'enjeu était alors de taille pour les maîtres d'ouvrage publics: il s'agissait de permettre aux entreprises de répondre aux appels d'offres par voie électronique. Les collectivités allaient-elles y faire face, telle était la question.
Un an plus tard, la question est tout autre. Les entités publiques jouent globalement le jeu, mais les entreprises ont-elles suivi le mouvement ? Rien n'est moins sûr. Selon Christophe Alviset, animateur du groupe "dématérialisation des marchés publics" de la Mission pour l'économie numérique : "le bilan du téléchargement des dossiers de consultation est extrêmement positif; en revanche, le résultat en terme de réponses par voie électronique est microscopique pour le moment".

Les entreprises sont entièrement libres d'utiliser la voie électronique si elles le souhaitent. Aujourd'hui, leur enthousiasme semble se limiter aux premières étapes de la dématérialisation. Elles sont en effet nombreuses à consulter les avis de marchés sur Internet, même si elles continuent en parallèle à éplucher les publications papier. Enthousiasme encore, lorsqu'il s'agit de télécharger les dossiers de consultation. Les entrepreneurs y voient le moyen de gagner du temps et de l'argent. Ils apprécient par exemple de ne plus avoir à ressaisir les documents pour présenter leur offre. Le seul bémol concerne les difficultés techniques liées aux logiciels ou aux formats de documents requis, et à la lourdeur de certains fichiers.

Des entreprises encore frileuses
Cela se gâte lorsqu'il est question de transmettre son pli par voie électronique. Les candidats se montrent alors beaucoup plus frileux. "Nous ne transmettons, volontairement, aucune réponse par voie dématérialisée explique Sauveur Cavataio, gérant de la PME de gros œuvre Cavataio. Car nous n'avons aucune garantie sur la traçabilité des réponses, la confidentialité des échanges et la fiabilité de la signature électronique". Pourtant, il veut y croire: "je suis volontaire pour un prochain exercice de simulation organisé par la FFB".
Les entreprises demandent avant tout à être accompagnées. Il y a toute une pédagogie à faire pour dissiper les peurs et les fantasmes. Mais aussi tout simplement pour informer. Ainsi Guy Bédier, président de l'entreprise d'électricité Bédier, souligne que, s'il n'a jamais remis d'offre par Internet, c'est notamment parce qu'il n'a jamais vu que cela était possible sur les sites qu'il consulte !
Pourtant les (quelques) entreprises qui ont osé y goûter sont plutôt satisfaites. Elles se font d'abord la main sur des procédures moins contraignantes, en répondant à des appels d'offres privés ou à de petits marchés publics, pour lesquels la signature électronique n'est pas exigée. "J'ai soumissionné pour un marché d'Airbus, relate Michel Burtey, PDG de l'entreprise Construction St Eloi. La transmission par voie électronique étant imposée, je m'y suis plié, et j'ai trouvé ça plutôt facile. Je vais bientôt m'essayer aux marchés publics dématérialisés". Les pionniers de la réponse électronique y voient avant tout le moyen d'anticiper. "Nous sommes convaincus que la dématérialisation concernera un jour 100% des marchés, déclare Jean-Jacques Meiller, directeur processus et méthodes chez Colas SA. Donc autant accompagner le mouvement, en usant cependant du poids de notre expérience pour que les attentes des entreprises soient prises en compte, ce qui est loin d'être le cas aujourd'hui".

Les collectivités se sont équipées
Côté collectivités, la question de la dématérialisation se résout de manière simple puisqu'elle est obligatoire. Plus précisément, depuis 2005, l'administration a l'obligation, pour les procédures formalisées, de permettre aux entreprises d'utiliser la voie électronique. L'obligation affecte donc les procédures à partir de 210.000 euros (135 000 euros pour l'Etat).
Contraintes et forcées, les collectivités s'y sont pliées, non sans quelque appréhension. Quel est l'état des lieux aujourd'hui ? Il faut distinguer plusieurs cas de figure.

Les grands donneurs d'ordres ont, pour la plupart, choisi de se doter d'une plate-forme propriétaire à l’image de la ville d'Issy-les-Moulineaux, pionnière du genre.
Ces sites ont l'avantage d'être intégrés dans le site institutionnel de la collectivité. Ils participent à l'image de l'entité publique et reprennent en général la charte graphique existante.

En second lieu, on trouve les sites mutualisés. Cette configuration permet d'éviter les recherches tous azimuts, en permettant une identification immédiate des opportunités d'affaires sur une zone géographique donnée.
Le site e-Bourgogne est emblématique de cette politique. Selon Louis-François Fléri, chef du projet, une intense campagne de communication en direction des entreprises a permis d'obtenir plus de 500 réponses électroniques. Mais il s'agit pour l'essentiel de marchés à procédure adaptée pour lesquels la procédure dématérialisée décrite dans le Code des marchés publics n'est pas applicable.
Enfin, le cas le plus fréquent est celui des petites communes qui ne disposent pas d'un site dédié et font appel à un prestataire de services offrant une plate-forme commune. Le site le plus connu, et sans doute le plus abouti, est www.achatpublic.com, qui a été développé à l'origine par France Telecom, la Caisse des Dépôts, le Groupe Moniteur, Dexia et l'UGAP. Les collectivités peuvent acheter le droit d'utiliser la plate-forme pour une ou plusieurs procédures chaque année. Un tel système est très souple et il est immédiatement opérationnel, le tout sans investissement initial. En revanche, il s'agit d'une solution en "prêt-à-porter" qui ne reprend pas la charte graphique de l'entité et qui n'est pas personnalisable. Là encore, le taux de réponse électronique des entreprises est extrêmement bas. Mais l'honneur est sauf, puisque l'obligation d'offrir la réponse électronique aux entreprises est respectée.

Par Sophie Deluz, Cyrille Emery et Xavier Fodor du moniteur

Retrouvez dans Le Moniteur du 24 mars une enquête complète sur la dématérialisation avec des témoignages d’utilisateurs, des avis d’experts et une interview de Jérôme Grand d’Esnon, directeur des affaires juridiques du ministère de l’Economie, des Finances et de l’Industrie.