Organisation achat au Ministère de la Santé

En 2006, le ministère de la Santé décide de radiographier ses achats. L’introspection est alors dans l’air du temps puisque Jean-François Copé, à l’époque ministre délégué au budget, a lancé ses vagues d’audits interministériels. La Santé confie au cabinet Bearing Point le soin d’ausculter sa commande publique. Les investigations montrent clairement que si tout va plutôt bien en administration centrale (83 millions d’euros d’achats courants hors spécifique), tout n’est pas rose en déconcentrée - directions régionales des affaires sanitaires et sociales (DRASS) ou départementales (DDASS), 124 entités au total, 80 millions d’achats courants - où l’on achète un peu comme on veut.  Les services ont pris l’habitude de se fournir toujours chez les mêmes entreprises, et ne voient pas l’intérêt de changer, ni même d’y réfléchir. L’enquête met ainsi en lumière le déficit de spécialistes, le peu de mutualisation, parfois l’absence de procédures, et le grand nombre de MAPA. « Nous n’avons pas du tout les mêmes seuils car on achète maximum pour deux ou trois directions, illustre un acheteur de DRASS. En trois ans, j’ai passé seulement deux appels d’offre. » L’idée est naturellement de d’éviter autant que possible que chacun achète dans son coin en utilisant des procédures pas toujours très orthodoxes - avec tous les risques juridiques que cela implique -,  de rationaliser et de définir des marchés susceptibles d’être passés à l’échelle du ministère, auquel chaque service pourra se raccrocher, et de recourir à l’UGAP lorsque c’est pertinent (1). Tirant les leçons de l’audit, la Santé adapte son organisation.  Un comité des achats, rassemblant les principaux acteurs, est chargé de définir les grandes lignes de la politique ministérielle. Parallèlement un réseau d’acheteurs s’ébauche en 2007. Au niveau central sont identifiés des experts d’un domaine ou d’une famille d’achat (parc automobile, affranchissement, déplacements…).  Au niveau régional, on désigne un référent (26 au total) ainsi que des correspondants locaux, lesquels peuvent compter sur l’aide à Paris  du « pôle marchés publics », composante du bureau des processus, des systèmes d’information et des métiers financiers que dirige Florence Wilhelm-Rentler.

Une cellule d’appui pour le réseau

Cette équipe de trois personnes, dont Flore Moreux, arrivée au printemps dernier, experte de la Commission des marchés publics de l’Etat (CMPE), et Cédric Moulin-Renault, ancien acheteur territorial, récemment recruté pour renforcer l’équipe, est en quelque sorte une cellule d’appui. Elle répond par mél ou par téléphone aux sollicitations juridiques. « On a eu un souci de procédure sur un AO. Et ils ont donné une réponse en deux jours », témoigne un correspondant. Le pôle peut même donner un coup de main à l’occasion d’interrogations plus économiques, sur l’état de l’offre dans un secteur donné. « Dans ces cas là, on redirige notre collègue vers un spécialiste du sujet, repéré comme tel, dans une des directions du ministère », précise Cédric Moulin-Renault.  La cellule signale les possibilités de rejoindre tel ou tel marché mutualisé, alimente un intranet dédié, et alerte les  correspondants des périls juridA la recherche d’un achat plus efficace et plus professionnel, le ministère de la Santé a modelé un réseau de correspondants qui fait le lien entre Paris et les services déconcentrés (DRASS, DDASS). Une cellule d’appui se charge de leur apporter toute l’aide nécessaire.

En 2006, le ministère de la Santé décide de radiographier ses achats. L’introspection est alors dans l’air du temps puisque Jean-François Copé, à l’époque ministre délégué au budget, a lancé ses vagues d’audits interministériels. La Santé confie au cabinet Bearing Point le soin d’ausculter sa commande publique. Les investigations montrent clairement que si tout va plutôt bien en administration centrale (83 millions d’euros d’achats courants hors spécifique), tout n’est pas rose en déconcentrée - directions régionales des affaires sanitaires et sociales (DRASS) ou départementales (DDASS), 124 entités au total, 80 millions d’achats courants - où l’on achète un peu comme on veut.  Les services ont pris l’habitude de se fournir toujours chez les mêmes entreprises, et ne voient pas l’intérêt de changer, ni même d’y réfléchir. L’enquête met ainsi en lumière le déficit de spécialistes, le peu de mutualisation, parfois l’absence de procédures, et le grand nombre de MAPA. « Nous n’avons pas du tout les mêmes seuils car on achète maximum pour deux ou trois directions, illustre un acheteur de DRASS. En trois ans, j’ai passé seulement deux appels d’offre. » L’idée est naturellement de d’éviter autant que possible que chacun achète dans son coin en utilisant des procédures pas toujours très orthodoxes - avec tous les risques juridiques que cela implique -,  de rationaliser et de définir des marchés susceptibles d’être passés à l’échelle du ministère, auquel chaque service pourra se raccrocher, et de recourir à l’UGAP lorsque c’est pertinent (1). Tirant les leçons de l’audit, la Santé adapte son organisation.  Un comité des achats, rassemblant les principaux acteurs, est chargé de définir les grandes lignes de la politique ministérielle. Parallèlement un réseau d’acheteurs s’ébauche en 2007. Au niveau central sont identifiés des experts d’un domaine ou d’une famille d’achat (parc automobile, affranchissement, déplacements…).  Au niveau régional, on désigne un référent (26 au total) ainsi que des correspondants locaux, lesquels peuvent compter sur l’aide à Paris  du « pôle marchés publics », composante du bureau des processus, des systèmes d’information et des métiers financiers que dirige Florence Wilhelm-Rentler.

Une cellule d’appui pour le réseau

Cette équipe de trois personnes, dont Flore Moreux, arrivée au printemps dernier, experte de la Commission des marchés publics de l’Etat (CMPE), et Cédric Moulin-Renault, ancien acheteur territorial, récemment recruté pour renforcer l’équipe, est en quelque sorte une cellule d’appui. Elle répond par mél ou par téléphone aux sollicitations juridiques. « On a eu un souci de procédure sur un AO. Et ils ont donné une réponse en deux jours », témoigne un correspondant. Le pôle peut même donner un coup de main à l’occasion d’interrogations plus économiques, sur l’état de l’offre dans un secteur donné. « Dans ces cas là, on redirige notre collègue vers un spécialiste du sujet, repéré comme tel, dans une des directions du ministère », précise Cédric Moulin-Renault.  La cellule signale les possibilités de rejoindre tel ou tel marché mutualisé, alimente un intranet dédié, et alerte les  correspondants des périls juridiques, des bêtises à éviter, comme par exemple oublier de remplir les mentions de recours dans les avis de publicité… « Attention, il n’y a aucun caractère obligatoire. Nous ne sommes ni une agence centrale des achats, ni une direction des affaires juridiques, prévient d’emblée Cédric Moulin-Renault, nous ne passons par les marchés à la place des services et nous ne les contrôlons pas. » En  sens inverse, le réseau est sollicité pour faire remonter l’information, notamment afin de permettre au ministère d’établir une cartographie de ses achats (familles, volume, type de procédures utilisées, date de fin de marché) et de ses acheteurs. Côté professionnalisation, le pôle « marchés publics » a inscrit sur ses tablettes recensement des besoins en terme de formation. « La plupart du temps, ces agents sont arrivés sur ce poste par hasard, au gré de la carrière.  Pour la majorité, ils n’ont pas eu de formation à la base et ont appris sur le tas», explique-t-on au pôle marchés. Déjà réunis l’année dernière, les membres du réseau sont de nouveau conviés à Paris le 19 mars prochain.  150 personnes sont attendues. Elles pourront en savoir plus sur la réforme des achats de l’Etat et de leur ministère, se documenter sur l’achat éco-responsable et socio-responsable, le mode d’emploi des marchés interministériels, la commande en ligne ou la carte d’achat. Tout un programme…

(1) Le ministère a par exemple renouvelé une convention avec la centrale concernant le matériel informatique

Jean-Marc Binot © achatpublic.info

iques, des bêtises à éviter, comme par exemple oublier de remplir les mentions de recours dans les avis de publicité… « Attention, il n’y a aucun caractère obligatoire. Nous ne sommes ni une agence centrale des achats, ni une direction des affaires juridiques, prévient d’emblée Cédric Moulin-Renault, nous ne passons par les marchés à la place des services et nous ne les contrôlons pas. » En  sens inverse, le réseau est sollicité pour faire remonter l’information, notamment afin de permettre au ministère d’établir une cartographie de ses achats (familles, volume, type de procédures utilisées, date de fin de marché) et de ses acheteurs. Côté professionnalisation, le pôle « marchés publics » a inscrit sur ses tablettes recensement des besoins en terme de formation. « La plupart du temps, ces agents sont arrivés sur ce poste par hasard, au gré de la carrière.  Pour la majorité, ils n’ont pas eu de formation à la base et ont appris sur le tas», explique-t-on au pôle marchés. Déjà réunis l’année dernière, les membres du réseau sont de nouveau conviés à Paris le 19 mars prochain.  150 personnes sont attendues. Elles pourront en savoir plus sur la réforme des achats de l’Etat et de leur ministère, se documenter sur l’achat éco-responsable et socio-responsable, le mode d’emploi des marchés interministériels, la commande en ligne ou la carte d’achat. Tout un programme…

(1) Le ministère a par exemple renouvelé une convention avec la centrale concernant le matériel informatique

Jean-Marc Binot © achatpublic.info

Source : achatpublic.info