Dématérialisation des pièces justificatives des marchés publics

Préambule : cadre général de la dématérialisation :

La présente convention s’inscrit dans le cadre des principes énoncés dans la Charte nationale partenariale relative à la dématérialisation dans le secteur public local et se réfère au cadre national d’acceptation de la dématérialisation dans le secteur public local.

La Charte nationale partenariale et son cadre national d’acceptation portent sur la dématérialisation des documents « papier » échangés entre les trois acteurs de la chaîne comptable et financière que sont l’ordonnateur, le comptable du Trésor et la Chambre régionale ou territoriale des comptes. 

Elle contribue à la mise en œuvre de l’article 56 du Code des marchés publics (cf. annexe 1) et vise à apporter – dans cette version 1 - une solution immédiate aux collectivités et établissements publics locaux qui, disposant de pièces dématérialisées de marchés publics, souhaitent transmettre au comptable assignataire :

• D’une part, les pièces justificatives relatives à l’exécution des marchés publics, recensées au chapitre 4 du décret n° 2003-301 du 02 avril 2003 ;

• D’autre part, d’autres pièces relatives à la passation des marchés, recensées à l’article 2 ci-dessous.

Article 1 : Neutralité de la dématérialisation par rapport aux missions du comptable et du juge des comptes.

La dématérialisation des pièces justificatives prévues à l’article 2, de certaines dépenses des collectivités locales et des établissements publics locaux doit permettre tant au comptable public, qu’au juge des comptes de remplir leurs missions respectives dans des conditions au moins équivalentes à celles qu’ils exercent sur la base des pièces justificatives qui leur sont actuellement produits. 

Article 2 : Objet de la dématérialisation et de la convention expérimentale.

• Périmètre des marchés publics en cause :

Sont concernés par la présente convention, tous les marchés des collectivités et établissements publics locaux, quel qu’en soit le mode de passation, à partir du moment où le marché est dématérialisé jusqu’à la signature et la notification de l’acte contractuel par la Personne Responsable du Marché.

• Périmètre des collectivités et établissements publics locaux concernés :

La présente convention est applicable aux collectivités locales et établissements publics locaux, y compris les établissements publics de santé et les établissements publics sociaux et médico-sociaux, les offices publics d’HLM dotés d’un comptable direct du Trésor, et plus généralement toutes les collectivités et établissements publics locaux appliquant les instructions comptables et notamment les instructions M14, M21, M22, M31, M32, M4, M49, M51, M52, M71, M72. 

§ 21 Pièces justificatives concernées par la convention de dématérialisation, au titre du contrôle juridictionnel :

La présente convention porte sur la dématérialisation des pièces justificatives des marchés publics suivantes :

• pièces justificatives initiales des marchés publics, au sens des « pièces générales » fournies au « premier  paiement » (cf. chapitre 4 du décret n° 2003-301 du 02.04.2003, reproduit en annexe 4) ;

• avenants, le cas échéant les décisions de poursuivre, et les actes de sous-traitance.

§ 22 Autres pièces concernées par la convention de dématérialisation, au titre de l’examen de la gestion :

Pour ce qui concerne les communes supérieures à 3500 habitants dont les comptes relèvent de la compétence des chambres régionales ou territoriales des comptes en matière d’examen de la gestion,

Et dans la mesure où elles sont dématérialisées, les pièces suivantes, liées à la passation des marchés, seront en outre transmises avec les pièces justificatives dématérialisées :

• pour les marchés dont le montant est compris entre 90 000 € et 230 000 € : production des éléments de mise en concurrence disponibles sous forme dématérialisée (publication au BOAMP) ;

• pour les marchés dont le montant est supérieur à 230 000 € ; production des éléments de mise en concurrence disponibles sous forme dématérialisée (publication au BOAMP, au JOUE) ; rapport de présentation dans la forme explicitée à l’article 75 du code des marchés publics ; procès-verbaux de la commission d’appel d’offres.

Dans la mesure où les pièces dématérialisées ci-dessus ont été transmises à la Chambre régionale ou territoriale des comptes, ces pièces ne seront pas demandées à l’occasion de l’examen de la gestion, sauf en cas de non lisibilité ou de destruction accidentelle du CD-Rom les contenant

*

Les pièces justificatives transmises par le comptable à la Chambre régionale ou territoriale des comptes sont toutes les pièces de marchés publics que le comptable a reçues de l’ordonnateur, en application des dispositions précédentes.

L’exemplaire unique visé à l’article 106 du Code des Marchés Publics n’est pas concerné par la présente convention.

Article 3 : Modalités de conclusion des accords locaux de dématérialisation.

§ 31 Parties signataires :

La dématérialisation des pièces justificatives des marchés publics donne lieu obligatoirement à la conclusion d’un accord local entre les trois acteurs que sont :

• l’ordonnateur,

• le comptable assignataire des dépenses de la collectivité ou établissement public local, après avis du Trésorier-Payeur Général du département concerné,

• le Président de la Chambre régionale ou territoriale des comptes compétente pour les comptabilités soumises directement au juge financier, ou le Trésorier-Payeur Général pour les comptabilités relevant de l’apurement administratif.

§ 32 Forme de l’accord local de dématérialisation :

L’accord local de dématérialisation conclu entre les trois partenaires, est établi dans la forme prévue à l’annexe 5 de la présente convention, en vue de préciser notamment la solution technique, référencée à l’article 4 ci-dessous, retenue et le périmètre des documents dématérialisés. Cet accord local peut éventuellement, en fonction de la solution technique retenue, ajouter d’autres pièces à celles énumérées à l’article 2.

Dans la phase expérimentale, le projet d’accord local sera dans tous les cas soumis avant signature au Pôle national de dématérialisation de la direction générale de la comptabilité publique puis au Président de la Chambre régionale ou territoriale des comptes.

En tout état de cause, un exemplaire de la convention locale ou du formulaire, signé par les trois acteurs, est transmis au Pôle national de dématérialisation de la direction générale de la comptabilité publique.

Si la solution de dématérialisation s’écarte en totalité ou en partie de celles qui sont référencées à l’article 4 ci-dessous, une convention « ad hoc » doit obligatoirement être rédigée.

Dans ce cas, le projet de convention « ad hoc » doit être soumis à la validation technique du Pôle national de dématérialisation de la direction générale de la comptabilité publique, avant signature des parties.

Les projets de conventions soulevant des difficultés sont soumis à la Cellule opérationnelle tripartite prévue au chapitre 3 de la Charte nationale de dématérialisation.

Article 4 : Solutions de dématérialisation référencées.

L’objet de la présente convention est de définir :

• les solutions organisationnelles et techniques référencées au plan national, c’est à dire ayant recueilli l’accord de principe de tous les signataires de cette convention cadre (représentants des ordonnateurs, des comptables publics et des juges des comptes), pour dématérialiser les pièces justificatives des marchés publics telles que définies à l’article 2 ;

• les normes techniques qui doivent être prises en compte dans chacune des catégories de solutions de dématérialisation des pièces justificatives des marchés publics telles que définies à l’article 2. 

Les solutions de dématérialisation relèvent des plates-formes de dématérialisation librement choisies par les collectivités et établissements publics locaux.

Article 5 : Format des pièces justificatives dématérialisées et des signatures.

§ 51 – Format des pièces justificatives dématérialisées :

Parmi les formats orientés « document » recommandés, le format « image » dans ses différentes formes n’est pas la solution préférentielle.

En revanche, les formats permettant de conserver l’accès aux informations structurées du document et donc son exploitabilité devront être privilégiés. Ainsi, les formats recommandés sont :

• Le format XML, dès lors que le document précise bien un fichier de présentation au format XSL pour garantir un affichage"simple" par les navigateurs,

• Le format HTML, sans référence externe, et pouvant être fournis avec d’autres fichiers référencés placés dans un container,

• Le format bureautique usuel Word RTF, seul format généré par MS Word compatible avec toutes les versions,

• Le format « texte » (ASCII ou Unicode),

• Le PDF (Portable Document Format) pour les documents étant initialement dans ce format (Versions 3, 4 et 5).

Les formats « image » ne sont pas retenus car ils ne permettent pas à minima la recherche de texte dans le document, à l'exception des plans éventuellement contenus dans les études de conception transmis dans le cadre de marchés de conception & réalisation.

Dans les cas où le cahier des charges de la solution de dématérialisation (plate-forme) de la collectivité ou de l’établissement public local aurait prévu, avant signature de l’accord local, un format que ne serait pas préconisé dans la convention cadre, l’accord local pourra utilement prévoir une évolution dudit format dans un délai acceptable, à préciser. Il en est ainsi du format PFF déjà pré vu par certaines plates-formes.

§ 52 – Signatures électroniques :

La dématérialisation de certaines pièces justificatives nécessite la signature des pièces justificatives contractuelles (délibération, acte d'engagement, contrat, notification et preuve de notification de marché). La signature doit être individuelle, c'est à dire attachée à chaque document. Par ailleurs, concernant l'utilisation du document normalisé DC8 fourni par le MINEFI, il est précisé que le DC8 devra être segmenté en plusieurs fichiers correspondants à chacune de ses parties, afin de garantir la validité de la signature initiale du soumissionnaire.

Les formats de signatures retenus sont : XML Signature, XADES, PKCS#7.

On distinguera les signatures :

• interne : la signature est interne au fichier d'origine (pour un fichier XML : signature xmldsig ou xades enveloppée),

• externe : la signature est stockée sous forme d'un fichier séparé associé au fichier d'origine (pour le format PKCS#7, fichier P7S).

Afin de garantir la date de la signature de l'acte d'engagement, un horodatage pourra être associé à la signature de l'acte, en particulier dans le cas où la signature des actes est réalisée sur la plateforme. En l'absence d'horodatage, la plateforme doit vérifier la cohérence de la date système figurant dans la signature des actes de l'offre.

§ 53 – Horodatage :

Conformément au Vade Mecum des marchés publics, la notification du marché au titulaire doit être horodatée : l’article 79 du Code des marchés publics dispose que « Les marchés doivent être notifiés avant tout commencement d’exécution. La notification consiste en un envoi du marché signé au titulaire par tout moyen permettant de donner date certaine. La date de notification est la date de réception du marché par le titulaire. Le marché prend effet à cette date ».

Il est préconisé d'utiliser des jetons d'horodatage au format RFC3161. Dans l'attente de l'homologation des tiers horodateur par les services l'Etat, il est préconisé que le jeton d'horodatage soit fourni par un service de tiers de confiance (dit tiers horodateur) distinct du service de dématérialisation des appels d'offre. Cette préconisation devient une obligation lorsque la collectivité héberge ou exploite la plateforme de dématérialisation, afin de garantir l'objectivité du service d'horodatage.

La preuve de notification (accusé de réception de la notification du marché par le titulaire) doit comporter un lien indéfectible avec les documents d'origine notifiés (par inclusion ou par référence à une empreinte), le tout étant signé par le titulaire, cette signature devant contenir un jeton d’horodatage qui représentera la date de notification conformément au vade mecum des marchés publics. Le jeton d'horodatage doit être stocké au sein d'une signature électronique.

Si la solution de dématérialisation mise en œuvre par la collectivité ne comporte pas de fonction d’horodatage et/ou la Personne Responsable du Marché n’est pas équipée pour signer électroniquement, l’acte d’engagement devra être matérialisé et notifié selon une modalité apte à donner date certaine conformément à l’article 79 du Code des marchés publics ci-dessus.

§ 54 – Certificats électroniques :

La signature nécessite l'utilisation de certificats électroniques par la Personne Responsable du Marché, et le cas échéant, par l'entreprise titulaire. Conformément au Vade Mecum des marchés publics, les certificats devront être référencés au niveau 2 ou supérieur de la PRIS de l'ADAE, incluant ainsi les certificats référencés par le PC Type du MINEFI (cf. annexe 3).

Plus généralement, toutes les pièces justificatives dématérialisées qui doivent être signées, devront l’être avec un certificat de niveau 2.

Article 6 : Modalités techniques de communication des pièces justificatives dématérialisées de marchés publics au comptable assignataire.

Dans l'attente du déploiement d'HELIOS et de la prise compte dans le Protocole d'Echange Standard (PES) des documents dématérialisés, il est préconisé que l’ordonnateur transmette les pièces justificatives initiales des marchés publics au comptable, selon les principales modalités suivantes :

§ 61 – Principes généraux :

• Modèle de flux :

Dans cette architecture, l’ordonnateur adresse les pièces justificatives dématérialisées des marchés publics, en cours de gestion, selon des modalités précisées ci-après, en parallèle au mandatement. Il incombe dès lors au comptable (ou au réseau du Trésor) de « stocker » les dites pièces justificatives. La confection du support de communication des dites pièces justificatives au juge des comptes chargé du contrôle juridictionnel ou au Trésorier-payeur général chargé de l’apurement administratif, en fin de gestion, relève alors du comptable.

• Modèle de stock :

Dans cette architecture, l’ordonnateur met à disposition les pièces justificatives dématérialisées des marchés publics, dans un coffre-fort sécurisé ad hoc ; le comptable, avisé par l’ordonnateur que des pièces justificatives dématérialisées sont déposées dans le coffre-fort, peut consulter les pièces justificatives dématérialisées à tout moment. Dans cette architecture, la confection du support de communication des dites pièces justificatives au juge des comptes ou au Trésorier-payeur général, en fin de gestion, relève de l’ordonnateur.

• Modèle de stock par tiers :

Dans cette architecture, l’ordonnateur adresse les pièces justificatives dématérialisées des marchés publics, en cours de gestion au « tiers de télétransmission » qu’il a choisi ; ce tiers de transmission stocke les dites pièces justificatives et avise le comptable de ce que des pièces justificatives sont consultables sur son « portail » ou transmet à Hélios les références des pièces justificatives, afin que le comptable puisse consulter à tout moment les pièces justificatives dématérialisées. Le « tiers de télétransmission », qui détient en stock les pièces justificatives, a alors la charge de confectionner en fin de gestion le support de communication des dites pièces justificatives au juge des comptes ou au Trésorier-payeur général..

§ 62. Précisions techniques :

Dans l'attente des modalités industrielles de communication de pièces dématérialisées qui seront disponibles avec Hélios v2, les modalités suivantes peuvent notamment être retenues :

• dans le modèle de flux : par attachement dans un e-mail signé à l’aide de certificat(s) référencé(s) dans la Politique de Certification type du MINEFI ou de certificat(s) référencé(s) dans le Politique de Référencement Intersectorielle et de Sécurité du Premier ministre dès sa parution ; ou bien par CD-Rom, le CD-Rom devant respecter les conditions définies en annexe 2.

• dans le modèle de stock : par l'utilisation d’une plate-forme sécurisée à partir d'un navigateur, le comptable ayant une authentification propre. Le comptable devra être avisé par courriel de la présence d'une nouvelle pièce justificative à consulter sur la plate-forme, avec l'URL correspondante.

. Cette plate-forme sécurisée peut être propre à la collectivité : on parle alors de plate-forme de stockage sécurisée accessibles à des tiers ou d' "Extranet sécurisé". Cette plate-forme de stockage peut, le cas échéant servir de plate-forme d'archivage, la collectivité ayant seule, l’obligation de l’archivage de ses documents, y compris les pièces justificatives transmises à l’appui des mandats, qu’elles soient dématérialisées ou non.

. Cette plate-forme sécurisée peut être celle d’un prestataire « tiers de confiance » assurant la transmission sécurisée entre la collectivité et le comptable du Trésor. On parle alors de tiers de télétransmission, de postier électronique ou d'infrastructure d'échange sécurisée.

Quelle que soit la solution de dématérialisation retenue, le comptable joint le CD-Rom au compte de gestion sur pièces, les solutions ci-dessus ne concernant que la relation entre l’ordonnateur et le comptable.

Article 7 : Règles d’archivage, de stockage et de référencement.

Les notions d’archivage et de stockage doivent être clairement distinguées, conformément au § 2.6.1 du Cadre National d’Acceptation annexé à la Charte nationale partenariale.

L’ « archivage » est une obligation réglementaire ; il relève du seul ordonnateur.

Le comptable, plus généralement le réseau du Trésor, ou les tiers prestataires pouvant intervenir dans la solution de dématérialisation, ne procèdent qu’à un « stockage », qui est temporaire.

§ 71- Règles relatives à l’archivage par l’ordonnateur des pièces dématérialisées relatives à la passation et à l’exécution des marchés dans les collectivités et établissements publics locaux :

Dans l’attente de la réglementation à venir sur l’archivage des documents dématérialisés des collectivités et établissements publics locaux, les règles applicables sont les suivantes :

• L’archivage de l’intégralité des pièces justificatives dématérialisées relatives à la passation des marchés respecte les durées de droit commun d’archivage relatives aux mêmes documents « papier » ;

• Ces durées, quant aux pièces justificatives qui sont adressées au comptable assignataire et relèvent de la nomenclature citée en annexe 4, ne peuvent être inférieures à la durée fixée par l’article 6à de la loi du 23 février 1963, modifié par l’article 125 de la Loi de Finances rectificative pour 2004.

§ 72- Règles relatives au « stockage » des pièces justificatives dématérialisées récapitulées à l’annexe 4, par l’ordonnateur, un tiers ou le comptable :

Qu’il s’agisse des pièces justificatives de marchés publics « stockées » dans une plate-forme propre à l’ordonnateur, « stockées » par un prestataire « tiers de télétransmission », ou enfin d’un « stockage » propre au réseau du Trésor, les pièces justificatives ainsi stockées doivent être classées par dossier, chaque dossier étant individualisé par référence au nom du marché en cause.

Ces modalités de stockage des pièces justificatives dématérialisées des marchés publics concernent uniquement les pièces justificatives liées aux mandatements adressés au comptable du Trésor assignataire des dépenses de la collectivité ou de l’établissement public local.

Ces modalités de stockage ne portent pas sur l’ensemble des pièces des marchés publics, qu’elles soient ou non dématérialisées, qui doivent être par ailleurs « archivées » par l’ordonnateur.

Les pièces justificatives dématérialisées de marchés publics « stockées » sont celles destinées à être transmises en fin de gestion, à la Chambre régionale ou territoriale des comptes ou au Trésorier-Payeur Général, par le comptable assignataire concerné, selon les modalités décrites à l’article 8.

§ 73 – Règles relatives aux références aux pièces justificatives dématérialisées, sur les mandats :

La transmission d’une ou de plusieurs pièces justificatives dématérialisées par l’ordonnateur au comptable du Trésor, parallèlement au mandatement, doit obligatoirement s’accompagner des références suivantes, seules à même de permettre au comptable de rapprocher sans ambiguïté les pièces justificatives dématérialisées du (des) mandat(s) auxquelles elles se rapportent :

• la désignation de la collectivité (émettrice) concernée ;

• la désignation du budget concerné de la collectivité ;

• le n° de marché et le n° de mandat (éventuellement le n° de bordereau) auquel chaque pièce justificative se rattache. 

Les marchés de chaque collectivité ou établissement public local doivent être numérotés selon un système d’identifiant unique dont l’unicité est garantie par la collectivité ou l’établissement public local.

L’archivage des pièces justificatives initiales des marchés dématérialisés chez l’ordonnateur, de même que le stockage qu’il s’effectue chez un tiers de télétransmission ou au sein du réseau du Trésor, doit à minima être réalisé par dossier de marché, chaque dossier étant référencé par le numéro du marché défini ci-dessus, accompagné du libellé précis de l’objet du marché.

S’agissant des pièces justificatives initiales des marchés publics, ces pièces justificatives sont adressées au comptable parallèlement au premier mandat du marché concerné, de façon concomitante ou non.

Le premier mandat en cause doit comporter la référence au numéro de marché. De même, les pièces justificatives initiales du marché dématérialisé doivent chacune comporter la référence au n° de marché. Si possible, les pièces justificatives comporteront aussi le n° du mandat auxquelles elles sont associées.

Article 8 : Modalités de communication des pièces justificatives dématérialisées au juge des comptes ou au Trésorier-Payeur Général.

Les règles qui suivent sont identiques qu’il s’agisse des pièces justificatives dématérialisées transmises en fin de gestion à la Chambre régionale ou territoriale des comptes chargée du contrôle juridictionnel, ou transmises en fin de gestion au Trésorier-payeur général dans le cadre de l’apurement administratif.

§ 81 – Cas du modèle de flux :

Le comptable destinataire des pièces justificatives dématérialisées établira en fin de gestion un (des) CD-Rom comportant toutes les pièces justificatives reçues au cours de l’exercice clos, à partir du « stockage » réalisé par le réseau du Trésor.

§ 82 – Cas du modèle de stock :

L’ordonnateur établira en fin de gestion un (des) CD-Rom comportant toutes les pièces justificatives reçues au cours de l’exercice clos, telles qu’elles ont été stockées sur sa plate-forme de stockage et mises en consultation pour les besoins du comptable assignataire. Le CD-Rom ainsi confectionné par l’ordonnateur est adressé au comptable assignataire qui le joindra au compte de gestion concerné.

§ 83 – Cas du modèle de flux ou de stock par « tiers » :

Le tiers de confiance établira en fin de gestion un(des) CD-Rom comportant toutes les pièces justificatives dématérialisées reçues au cours de l’exercice clos, à partir du stockage réalisé en cours de gestion. Le CD-Rom ainsi confectionné par le tiers prestataire est adressé au comptable assignataire qui le joindra au compte de gestion concerné.

§ 84 – Modalités de classement des pièces justificatives dématérialisées sur le CD-Rom :

Les pièces dématérialisées des marchés publics prévues au § 21 et au § 22 le cas échéant, font l’objet d’un (de) CD-Rom spécifique(s) joint(s) au compte de gestion du comptable assignataire  ; le(s) CD-Rom destiné(s) à la Chambre régionale ou territoriale des Comptes ou au Trésorier-payeur général, ne peut (peuvent) donc pas comporter d’autres pièces justificatives dématérialisées, quelle qu’en soit la nature.

Les pièces justificatives initiales des marchés dématérialisés, associées à des mandats de la gestion « n », sont reprises sur un(des) CD-Rom « pièces justificatives des marchés dématérialisés » pour l’année « n ». Les pièces justificatives sont classées sur le(s) CD-Rom selon les mêmes modalités que celles qui prévalent pour l’archivage et le stockage, prévues à l’article 7 (§ 72).

§ 85 – Modalités de présentation du CD-Rom dans le compte de gestion.

Il est établi un (des) CD-Rom de pièces justificatives dématérialisées des marchés publics par collectivité ou établissement public local et un (des) CD-Rom pour chaque gestion.

Le CD-Rom comportant les pièces justificatives dématérialisées est adressé à la Chambre régionale ou territoriale des comptes ou au Trésorier-payeur général, avec les liasses du compte de gestion, sans être inclus dans une liasse.

Les mandats dématérialisés ou non devront comporter une référence aux pièces justificatives dématérialisées des marchés publics reprise dans le CD-Rom, du type CD-Rom « identification ».

Article 9 : Prise en charge de la solution de dématérialisation mise en œuvre.

Les coûts inhérents à la solution de dématérialisation des pièces justificatives des marchés publics, qu’il s’agisse de la solution de dématérialisation propre à l’ordonnateur, du temps machine, des supports de transmission et des éléments de la mise à disposition, sont pris en charge par l’ordonnateur.

Article 10. Evolution et dénonciation de la convention cadre.

La présente convention est mise en œuvre pour répondre aux besoins des ordonnateurs qui ont souhaité prolonger la dématérialisation prévue par l’article 56 du Code des marchés publics, jusqu’au comptable assignataire de leurs dépenses.

Cette convention est donc destinée à évoluer en fonction des solutions de dématérialisation constatées, des évolutions technologiques et juridiques, notamment. Les évolutions et adaptations de la présente convention seront étudiées dans le cadre de la Structure Nationale Partenariale réunissant les signataires de la Charte nationale partenariale.

En tout état de cause, la présente convention cadre sera revue pour tenir compte de l’approche « objet dépense » de la version V2 du Protocole d’Echange Standard (PES), les pièces justificatives dématérialisées étant alors intégrées dans le flux PES V2 du progiciel Hélios de la direction générale de la comptabilité publique.

La présente convention cadre peut être dénoncée par l’une des parties signataires. La dénonciation doit être faite par courrier adressé à la direction générale de la comptabilité publique qui en avisera toutes les parties signataires.

Une nouvelle convention cadre est élaborée dès lors que trois des signataires de la présente convention l’auront dénoncée. La nouvelle convention est alors élaborée dans le cadre de la Structure Nationale Partenariale.

Annexe 1

Texte de l’article 56 du Code des Marchés Publics

«Le règlement de la consultation, la lettre de consultation, le cahier des charges, les documents et les renseignements complémentaires peuvent être mis à la disposition des entreprises par voie électronique dans des conditions fixées par décret. Néanmoins, au cas où ces dernières le demandent, ces documents leur sont transmis par voie postale.

Sauf disposition contraire prévue dans l'avis de publicité, les candidatures et les offres peuvent également être communiquées à la personne publique par voie électronique, dans des conditions définies par décret. Aucun avis ne pourra comporter d'interdiction à compter du 1^er janvier 2005.

Un décret précise les conditions dans lesquelles des enchères électroniques peuvent être organisées pour l'achat de fournitures courantes.

Les dispositions du présent code qui font référence à des écrits ne font pas obstacle au remplacement de ceux-ci par un support ou un échange électronique».

Annexe 2
Caractéristiques fonctionnelles et techniques du CD-Rom

1. Le support CD-Rom fourni ne doit pas être réinscriptible.

2. De plus, les plages du CD-Rom non occupées par des documents dématérialisés doivent être neutralisées.

3. Le CD-Rom doit être garanti pour une durée minimale d’utilisation de dix ans.

4. Le CD-Rom doit comporter un fichier « catalogue » au format texte (ASCII) ou XML recensant les fichiers présents sur le disque et leur localisation si le contenu est organisé en arborescence.

5. Le CD-Rom devra comporter un identifiant unique non modifiable (indélébile) incluant l’identifiant de l’ordonnateur (SIRET), la date de production, le numéro d’ordre de production. Il comportera aussi les mentions du nom de l’ordonnateur, du poste comptable assignataire, du budget et de l'exercice concernés, ainsi que de la date d'édition.

6. La validité CD-Rom doit être certifiée par l’ordonnateur et le comptable si l’ordonnateur est l’émetteur du CD-Rom destiné à la CRC, et par le seul comptable si ce dernier est l’émetteur du CD-Rom destiné à la CRC ; la certification des données sera opérée au travers d’un des dispositifs suivants :

• une signature (indélébile) sur le support lui-même,

• une signature électronique présente sur le CD-Rom,

• ou un bordereau signé certifiant la validité de son contenu, mentionnant l’identifiant unique et précisant le résultat d’une opération de checksum MD5 sur les données du CD-Rom.

7. Le CD-Rom et les outils logiciels qu’il comporte devront être exploitables sur un ordinateur PC fonctionnant sous Windows 98/2000/XP avec au minimum 32 Mo de mémoire vive et conforme au pré-requis du système d’exploitation

Annexe 3
Certificats référencés

Le ou les certificats utilisés pour des fonctions de signature, chiffrement, ou authentification devront avoir été référencés dans le cadre de la Politique de Certificats Type du MINEFI (PC-Type).

Ce référencement correspond au certificat de niveau « fort » (niveau 2) de la Politique de Référencement Intersectoriel de l’ADAE, qui sera effectivement en oeuvre courant 2005.

La liste des certificats référencés dans le cadre de la PC Type est publiée à ce jour à l’adresse suivante :

http://www.minefi.gouv.fr/dematerialisation_icp/dematerialisation_declar.htm

La Politique de Référencement Intersectoriel de l’ADAE est publiée à l’adresse suivant :

http://www.adae.gouv.fr/article.php3?id_article=220